Audit documentaire

L’audit documentaire est l’étude de l’existant, chaque société comporte ses spécificités.
Notre équipe se rend chez vous afin d’effectuer un audit complet de vos processus internes

Analyser

  • Les types d'informations que votre entreprise gère.
  • Les supports de conservation actuels, l'architecture réseau, les classements physiques.
  • Les volumes et les taux annuels de progression.
  • Les durées de conservation légales et internes.
  • Les niveaux confidentialité, la manière d'accéder et de protéger les informations.
  • Les fréquences et les modes de d'accès aux informations actuels et futurs.
  • Les personnes responsables.

Evaluer

  • Le risque de perte d'informations dans le cas d'un problème technique, du vol d'un appareil, du départ d'un collègue, etc.
  • Le risque légal de non-conformité du système d'information actuel par rapport à la dernière version de la législation en vigueur.
  • La performance des méthodes de classement et si elle permet de retrouver l'information rapidement.
  • Les besoins en formation du personnel pour l'usage des outils en place et les nouveaux.

Proposer

  • Des mesures pour faciliter l'accès aux informations pour les collègues.
  • Des outils et procédures pour sécuriser de l'information, assurer la présence et l'accès à des copies de sauvegarde, archiver.
  • Un support pour l'amélioration des méthodes de classement de l'information.
  • Des outils adaptés pour chaque type d'activité: partager, collaborer, échanger des documents en interne et en externe, archiver, etc.
  • Des formations.

Clearview Intelligent Solutions

Une vue claire sur vos informations

Plan de classement

La suite logique de l'analyse, le plan de classement est un document
qui décrit comment vous allez gérer votre information

Structure des informations

Description de la structure des informations par département et par processus.

Responsabilité

Identifie pour chaque processus et type d'information une personne responsable et un remplaçant.

Accessibilité

Définit comment accéder à l'information, par quel système, avec quel niveau de sécurité.

Durée de conservation

Durée de conservation pour chaque type d'information.

Classification

Définit de manière claire le classement, le tri et les mots-clés pour une recherche efficace de l'information.

Archivage

Comment, où, à quelle fréquence et sous quelle forme l'information est archivée.