Gestion d'archives

Clearview met à votre disposition son savoir-faire pour organiser au mieux vos archives et son site de stockage pour l'entreposage de vos archives dans les meilleures conditions de stockage et de sécurité.

Intervention sur site

Nous pouvons vous aider à réaliser un projet de réorganisation de vos archives dans vos locaux. Nous vous aidons à indexer, reclasser, déménager vos archives pour une meilleure organisation chez vous.

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Externalisation

Nous assurons le stockage dans nos installations de vos documents et leur offrons les meilleures conditions de traçabilité, de confidentialité et de sécurité pendant toute leur durée de vie.

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Logiciel

Clearview Intelligent Solutions a développé un outil simple et performant de gestion des archives, disponible en ligne, il vous permet d’obtenir à tout moment un aperçu de vos archives et d'envoyer des demandes.

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Intervention sur site

Vous souhaitez organiser au mieux vos archives chez vous

Savoir-faire en archivage

Vous ne désirez pas externaliser vos archives ? Pas de souci ! Clearview dispose également d'un savoir faire et d'outils pour vous permettre de mieux gérer vos archives chez vous.

Nous mettons à votre disposition un spécialiste en archivage qui vous aidera à dessiner la nouvelle organisation de vos archives.

Gestion de projet

Nous gérons la réorganisation de vos archives comme un projet. Nous réalisons le suivi du budget, du planning et la communication sur le projet.

Nous assurons la réalisation en coordination avec les différents départements de votre entreprise pour un déroulement structuré et conforme à vos processus et spéficités.

Exécution

Nous vous aidons à regrouper, indexer, reclasser et déplacer vos archives.

Nous formons votre personnel au nouveau système de classement et à l'outil de gestion des archives.

Vous gérez par la suite vos archives en parfaite autonomie.

Une gamme de solutions complète pour gérer vos archives

Externalisation de l'archivage

Clearview est un spécialiste en conservation d'archives

Externalisation

Externaliser vos archives apporte à votre entreprise de nombreux avantages tels que gain de place, meilleure sécurité, confidentialité, amélioration du classement, volume des archives sous contrôle, avec à la clé, des économies et un gain de productivité.

Vos archives sont proprement rangées dans des caisses, indexées, préparées au transport et entreposées dans notre entrepôt spécialisé.

Qualité de conservation

Nos installations sont spécialisées pour la conservation d'archives. Vous ne courez plus le risque de voir vos archives se dégrader dans un couloir, un grenier ou une cave.

Nous vous aidons à déterminer ce qui doit vraiment être conservé et ce qui peut être détruit. Nous indexons les archives dans notre logiciel pour vous permettre de les retrouver facilement.

Contrôle

Notre logiciel vous prévient automatiquement chaque fois que des archives sont arrivées en fin de vie et qu'elles peuvent être détruites. Un rapport vous permet de suivre les mouvements et demandes d'archives par service ou centre de coûts.

Vous gardez le volume de vos archives sous contrôle, êtes assurés de ne garder que le strict nécessaire et gérer vos coûts en toute transparence.

Bâtiment dédié à l'archivage

Clearview dispose de ses propres installations d'archivage. Vos archives sont stockées chez nous, sans intermédiaire, en sécurité et confidentialité.

Situation centrale

Situé dans l'est du Brabant-Wallon, notre bâtiment de stockage d'archives dispose d'une situation centrale pour déservir Bruxelles, le Brabant-Wallon, mais aussi Namur, Charleroi et Liège.

Prix compétitifs

Clearview dispose de moyens propres et peut vous proposer des prix compétitifs pour l'archivage.

Logiciel de gestion d'archives

Clearview Intelligent Solutions a développé un outil de gestion des archives, le 'Clearview Asset Management Application' ou CAMA


Outil de gestion

Vous avez en permanence une vue sur la quantité des archives, leur localisation, les coûts, l'utilisation du système, les commandes et déplacements en cours.

Sur mesure

Vous utilisez votre système de classement: type de document, département, service, niveau de confidentialité, année, durée de conservation, ...

Transparent

Les coûts liés au stockage ainsi que ceux liés aux consultations peuvent être ventilés par service ou unité comptable pour une meilleure transparence des coûts. Des rapports peuvent être générés.

Software as a Service

Le CAMA est disponible en ligne, par une connexion internet sécurisée SSL. Vous ne devez pas vous soucier de son installation sur les ordinateurs ou des mises à jour, nous nous occupons de tout.

Système de commande

Vous pouvez rappeler des archives pour les consulter, grâce à l'outil de recherche et de commande. Vous pouvez suivre les commandes lors de leurs déplacements.

Gestion des durées de vie

Un rapport est automatiquement généré pour les archives qui sont arrivées en fin de vie, selon votre souhait, elles peuvent alors être détruites. Votre volume d'archive est réduit au nécessaire et le coût de l'archivage aussi.